聊天通讯软件已经成为人们日常工作中不可或缺的工具,然而，这些通讯软件也成为了信息泄露的主要途径之一。如何有效管理聊天通讯软件外发文件，防止泄密事件的发生，是当前企业亟待解决的问题。

一、应该制定严格的规定

1、员工在使用这些软件进行工作时，必须遵循企业的规定，不得私自将重要文件或敏感信息通过聊天软件发送给外部人员。

2、企业应该建立完善的审批流程，对于需要外发的文件或信息，必须经过相关领导的审批和同意，确保文件的安全性和保密性。

二、确保聊天通讯软件本身的安全性

1、企业也应该加强管理和维护。例如，企业可以通过技术手段对聊天软件进行监控和管理，及时发现和处理任何异常行为。

2、此外，企业还应该定期对聊天软件进行升级和维护，确保软件的稳定性和安全性。

三、封堵聊天软件泄密出口

1、审核聊天通讯软件的内容

对主流的聊天工具，比如微信、企业微信、QQ、钉钉等的聊天内容进行审计，包括但不限于发送者、发送内容、文字、文件内容等等。

2、还原聊天的情景

可以点击右上角的查看聊天会话标识，就可以真实还原当时的聊天对话模式。

3、禁止外发文件

可以设置禁止通过聊天工具来发送文件，进而阻止文件外发。

4、部署工具

域之盾软件上边提到的功能是可以实现的，除此之外，像一些上网行为审计、终端安全管理、文件加密、U盘管控等功能亦OK

四、保密意识培养

对于聊天通讯软件的保密意识教育也是至关重要的。企业应该加强员工的保密意识教育，让他们认识到保护企业信息安全的重要性。

总之，管理聊天通讯软件外发文件泄密需要企业从制度、技术、人员等多个方面入手，建立完善的管理机制和流程。只有这样，才能有效防止信息泄露事件的发生，保障企业的信息安全和稳定发展。